در هر اداره، سازمان و نهادی ممکن است تعداد زیادی زونکن وجود داشته باشد که آن ها را در کمد های مخصوص نگهداری کنند. این کمد ها را با نام کمد زونکن اداری یا کمد بایگانی اداری می شناسند. در اوژن سیستم جهان انواع این کمدهای بایگانی را می توانید سفارشی سازی نمایید. بایگانی ریلی و بایگانی هوشمند از جمله کمدهایی هستند که تا حد مطلوبی بهینه سازی فضا را برای شما به ارمغان می آورند.
در ادامه قصد داریم درباره نحوه بایگانی فایل ها در کمد زونکن اداری صحبت کنیم و از مزایای آن سخن به میان آوریم.
استفاده از زونکن اداری راهی آسان برای مرتب کردن اسناد و برگه های مهم کار، مدرسه و زندگی شخصی شما هستند. ما به شما یاد خواهیم داد که چگونه پوشه ها و زونکن خود را با استفاده از روش‌های واضح و شهودی در کمد، بایگانی و سازماندهی کنید تا بتوانید تنها در چند ثانیه هر چیزی را که نیاز دارید پیدا کنید.
به علاوه، نکاتی را در مورد استفاده از تقسیم کننده ها و سازماندهی موثر زونکن های فردی به شما ارائه خواهیم داد.
1. روی هر زونکن یک برچسب بگذارید تا نشان دهد داخل آن چیست.
برچسب زدن زونکن ها به شما این امکان را می دهد که به سرعت نیاز خود را در کمد زونکن جست و جو نمایید و به فایل مورد نظر دست یابید. بسیاری از زونکن های اداری دارای برچسب های داخلی هستند. اگر زونکن شما اینطور نیست، می توانید یک برچسب را با استفاده از نوار شفاف به کناره آن ثابت کنید.
2. انواع فایل ها را با استفاده از زونکن های رنگی مرتب کنید.
زونکن های خود را بر اساس نوع اسنادی که دارند، کد گذاری کنید. اگر زونکن های زیادی دارید، می‌توانید با انتخاب رنگ‌ها برای نشان دادن انواع مختلف اسناد، فرآیند سازماندهی در کمد بایگانی را آسان‌تر کنید.
3. زونکن های خود را به ترتیب روشمند تنظیم کنید.
در صورت امکان بر اساس حروف الفبا، عددی یا زمانی پیش بروید. اغلب، ساده ترین و راحت ترین راه برای سازماندهی کلاسورها استفاده از سیستمی است که به طور طبیعی به آن پایبند هستید.
اگرچه روش ها برای هر فرد کمی متفاوت است، چند سیستم جهانی عبارتند از:
مرتب‌سازی بر اساس حروف الفبا، مخصوصاً برای زونکن ها با طرح‌های برچسب‌گذاری واضح و ثابت.
مرتب سازی عددی، به خصوص برای زونکن ها تقسیم بر سال.
مرتب سازی بر اساس زمانی، به ویژه برای زونکن های مربوط به پروژه های فردی.
4. زونکن هایی که به سختی سازماندهی می شوند را بر اساس موضوع ذخیره کنید.
زمانی که زونکن های مختلفی دارید از دسته بندی های گسترده استفاده کنید.در برخی موارد، پوشههای شما ممکن است در یک طرح سازمانی مشخص و استاندارد قرار نگیرند که ذخیره آنها را دشوار میکند.
برای حل این مشکل، ببینید آیا می توانید زونکن های خود را بر اساس نوع یا موضوع یکسان کننده به بخش های مختلف تقسیم کنید.
اگر اسناد خود را بر اساس رنگ از هم جدا کردید، زونکن های همرنگ را با هم نگهداری کنید.اگر این کار را نکردید، سعی کنیدجداسازی زونکن ها به دسته‌های واضح، مانند موضوع مدرسه،تقسیم کلاسورها به ژانرها، مانند جدا کردن DVDهای ذخیره شده به کمدی و درام،جداسازی کلاسورها بر اساس موضوع انجام دهید.
5. زونکن های پروژه را در جایی که می توانید آنها را ببینید، بگذارید.
سعی کنید از چند زونکن برای هر مرحله از پروژه استفاده کنید.همانطور که آنها را پر می کنید، یک نشانه بصری از پیشرفت به شما می دهد.اگر روی یک پروژه خاص کار می کنید یا در تلاش برای رسیدن به هدف هستید، از زونکن های خود برای کمک استفاده کنید!
هنگامی که زونکن را پر کردید یا به نقطه عطف از پیش تعیین شده رسیدید، به زونکن دیگری بروید و یادآوری بصری از میزان کاری که انجام داده اید ایجاد کنید.سعی کنید از این روش سازماندهی برای موارد زیر استفاده کنید:
مراحل پروژه ای را که روی آن کار می کنید، مانند پایان نامه دانشگاه، رمان اصلی یا پیشنهاد سرمایه گذاری جمعی دنبال کنید.با استفاده از هر کلاسور برای ثبت تعداد چیزهایی که خریداری کرده اید یا چقدر پول پس انداز کرده اید، مراقب امور مالی خود باشید.
6. زونکن های پر استفاده خود را در نقاطی قرار دهید که دسترسی به آنها آسان است.
دریافت اطلاعات مورد نیاز را آسان تر کنید.این احتمال وجود دارد که شما نیاز به دسترسی به برخی اسناد و مطالب بسیار بیشتر از سایرین داشته باشید.برای اطمینان از اینکه می توانید سریع به آنها برسید، سعی کنید کلاسور داخل قفسه را روی قسمتی از قفسه قرار دهید که با تلاش کمی می توانید به آن برسید.در نظر بگیرید که پرکاربردترین موارد خود را در پوشه خود قرار دهید.
7. زونکن اندازه مناسب بخرید.
کلاسورهای 3 حلقه‌ای را خریداری کنید که به اندازه کافی بزرگ هستند تا با نیازهای شما مطابقت داشته باشند. کلاسورها در اندازه‌های مختلفی هستند که معمولاً از 5/1 اینچ (1.3 سانتی‌متر) تا 5 اینچ (13 سانتی‌متر) متغیر است. اگر قصد دارید کاغذها و مواد خود را به دسته های زیادی تقسیم کنید، برای صرفه جویی در فضا از کلاسورهای کوچک استفاده کنید. اگر می خواهید موارد زیادی را در هر کلاسور قرار دهید، از اندازه های بزرگتر استفاده کنید.
8. اسناد خود را به گروه های واضح تقسیم کنید.
با این روش یک زونکن را سازماندهی کنید.برای استفاده حداکثری از هر زونکن، کاغذها و سایر اشیاء قابل ذخیره سازی خود را به دسته های مجزا مانند مدرسه، محل کار و خانه تقسیم کنید.اگر این گروه ها نسبتاً کوچک هستند، پس همینطور به جلو پیش روید.
اگر آنها بسیار بزرگ هستند، سعی کنید آنها را به زیر مجموعه هایی مانند:
سوابق مالی
رسیدها
اسناد مهم
مدارک امضا شده
راهنماها
تکالیف
مقالات
تست ها
نامه ها
برنامهیادداشت
اطلاعات تماس
9. از تقسیم کننده ها برای ایجاد بخش در هر زونکن استفاده کنید.
تقسیم‌کننده‌ها، ورق زدن و یافتن اوراق مورد نیاز را آسان می‌کنند.مگر اینکه هر زونکن دقیقاً حاوی 1 نوع ماده باشد، جداسازی اسناد و اقلام مختلف با استفاده از تقسیم کننده های داخلی مهم است.
کاغذهای سوراخ شده یا جداکننده های پلاستیکی را از یک فروشگاه لوازم اداری یا تحریر خریداری کنید.سپس، هر یک از تقسیم‌کننده‌ها را برچسب بزنید و آنها را در داخل زونکن خود مستقیماً در مقابل قسمتی که نشان می‌دهند قرار دهید.سعی کنید تقسیم‌کننده‌هایی را خریداری کنید که دارای زبانه‌های کناری هستند تا بتوانید کلاسورهای خود را سریع ورق بزنید.
10.کاغذهایی را که نمی توان سوراخ کرد در محافظ های ورق شفاف نگهداری کنید.
این روش از پر کردن جیب های جلو یا پشت زونکن جلوگیری می کند. اگر می‌خواهید کاغذهای زیادی را داخل کلاسور خود قرار دهید، ساده‌ترین راه این است که در سمت چپ اسناد خود سوراخ کنید و آنها را روی حلقه‌های کلاسور قرار دهید. اگر با تک تک کاغذها یا اسنادی کار می‌کنید که نمی‌توان آنها را سوراخ کرد، به جای آن از محافظ‌های شفاف و سه حلقه‌ای استفاده کنید.
11. سایر اقلام را با استفاده از جیب های مخصوص نگهداری کنید.
زونکن ها می توانند هر چیزی از کارت های تجاری کلکسیونی گرفته تا تجهیزات الکترونیکی را در خود، جای دهند. اگرچه نمی‌توانید این اقلام را سوراخ کنید، اما می‌توانید آنها را در انواع مختلفی از جیب های 3 حلقه‌ای که به‌صورت آنلاین و از فروشگاه‌های تخصصی مربوط به هر شی در دسترس هستند، قرار دهید.
برخی از جیب های محبوب عبارتند از:
کیسه های کلاسور، که اشیایی مانند لوازم مدرسه را در خود ذخیره می کنند.
جیب های دیسکی که سی دی، دی وی دی و موارد مشابه را ذخیره می کنند.
جیب های آلبوم، که عکس ها و تصاویر را ذخیره می کنند.
جبی های کلکسیونی که اقلام ارزشمندی مانند تمبر، کارت‌های تجاری و سکه را در خود ذخیره می‌کنند.
